Сопроводительную ведомость нужно заполнять, если товар перевозят в специальной таре — транспортном контейнере. Документ необходим, если при погрузке и выгрузке партии контейнер нужно снимать с транспортного средства.
Ведомость подтверждает, что грузоотправитель и грузополучатель выполнили свои обязанности: поставщик загрузил продукцию в пустой контейнер и передал его перевозчику, а покупатель получил контейнер от перевозчика и разгрузил тару. Если контрагенты распределили эти обязанности по-другому, информацию об этом нужно добавить в договор.

Согласно действующим правилам грузоперевозок, которые утверждены постановлением Правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года, сопроводительную ведомость должен составлять перевозчик. Ему нужно подготовить три экземпляра документа: каждый из участников транспортировки получает по одной ведомости.
Заполнять ведомость перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель должны совместно. Каждый из партнёров вносит данные в свою часть формы на определённом этапе транспортировки груза. Сопроводительную ведомость прикладывают к транспортной накладной.

Правительство уже утвердило формат электронной сопроводительной ведомости. Однако заполнять документы в бумажном виде всё ещё разрешено. Пока что перевозчики имеют право выбирать, какой документооборот будет в их компании: бумажный или электронный, но с 2024 года в России действует поэтапный переход на обязательный электронный документооборот для транспортных документов.
С 1 марта 2022 года в России используют новый бланк сопроводительной ведомости. Форма ведомости дана в приложении № 9 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом.